Een reünie organiseren met nieuwe media

, marketing, psychologieEen reünie organiseren met nieuwe media

Zonder medewerking moet je creatief zijn

Al enkele jaren organiseer ik met enkele vrijwilligers de Oud Ursula reünie: een reünie voor oud leerlingen van mijn oude middelbare school Sg. St. Ursula Horn. De eerste reünie vond plaats in 2008, helaas zonder medewerking van de school. Zij konden zich niet verbinden aan het initiatief. Echter, mijn compagnon en ik hadden een belofte gedaan aan enkele oud-leerlingen en je weet: belofte maakt schuld. Maar hoe nodig je 1000 oud leerlingen uit zonder postadres- of maillijst? Deze crisissituatie dwong ons tot een creatieve oplossing om onze doelgroep op een andere manier te bereiken. Een manier die uiteindelijk veel effectiever bleek te zijn.

In 2008 was Hyves groot, maar e-mail groter

In 2008 was Hyves al groot in Nederland, maar nog steeds gebruikten velen geen sociaal netwerk. Email werd daarentegen wel door bijna iedereen gebruikt. Mijn compagnon en ik waren het al snel eens dat e-mail de methode moest worden om zoveel mogelijk oud-klasgenoten terug te vinden. Hoewel we lang niet alle mailadressen hadden, wisten we dat onze doelgroep van 1000 genodigden dit als collectief hoogstwaarschijnlijk wel zou hebben. We hadden een namenlijst nodig en een manier waarop je kon zien of iemand al was uitgenodigd. Een namenlijst was eenvoudig samen te stellen door alle klassenfoto’s te verzamelen. Daar stonden alle namen op, vergelijkbaar met een afgestudeerdenlijst die vaker in de krant wordt gepubliceerd.

Als test publiceerden we in het voorjaar de namenlijst van de oud-leerlingen op de website oudursula.nl. Naast iedere naam stond een uitnodigingsknop waar je een bericht kon typen aan de oud-leerling. Hierbij moest je zelf het mailadres invullen. Had de persoon zichzelf aangemeld op het platform, dan verdween de naam uit de uitnodigingslijst. We doopten het systeem en nodigden zelf enkele oud leerlingen uit om het systeem op gang te brengen. We hoopten op een hoog percentage oud leerlingen die zich zouden aanmelden, maar wisten eigenlijk niet wat we konden verwachten. Zouden we 80% kunnen bereiken? En als we dat bereiken, hoe lang zou dat duren? Een paar weken?

De realiteit leerde ons dat binnen 48 uur 95% van de 1000 Oud Ursuleinen elkaar had uitgenodigd. Wow, dit werkte fantastisch! Zelfs sneller dan post ooit zou kunnen werken. Een groot aantal had zich ook daadwerkelijk aangemeld bij de reünie, waardoor we zo’n 600 man op de echte reünie mochten verwelkomen.

Het psychologisch bijeffect van gastheerschap

Maar waarom was de conversie zo hoog? Waarom kwamen al die oud-leerlingen naar Oud Ursula? Daar liggen een aantal sociale en psychologische basisprincipes aan ten grondslag.

Toen ik van de middelbare school afging, verdeelde mijn vrienden zich over verschillende opleidingen door het hele land. De reünie was geënt op een bestaand sociaal netwerk dat nog sterk was: je oud klasgenoten en vriendenkring waar je jaren 8 uur of meer per dag mee doorbracht. Mijn vriendenkring werd bij de start van het nieuwe schooljaar uit elkaar getrokken en we vonden steeds minder momenten waarop we nog bij elkaar kwamen. Het nieuwe leven riep en de reünie kwam als geroepen. De reünie zette voor iedereen een agenda afspraak ver vooruit in de agenda, waardoor andere activiteiten er omheen konden worden gepland.

Daarnaast zorgde het gesloten send-a-friend systeem voor een gevoel van exclusiviteit en eigenaarschap onder de oud-leerlingen.

Het feest was speciaal voor hen en als je iemand uitnodigde voor de reünie, dan stelde je jezelf op als een gastheer voor de ander. En een gastheer, die is op de reünie. Wij denken dat het gastheerschap een belangrijke factor was voor het succes van de reünie. Het zorgde letterlijk voor de uitnodigende interactie onder de oud-leerlingen.

Terugblikken in een serie

In vijf jaar is het internet veel veranderd. Anno 2013 heb ik vaker niet dan wel het mailadres van mijn contacten. Ik voeg mijn relatie toe aan mijn telefoonboek op de mobiel of verbind later met ze op Facebook, op LinkedIn of op Twitter. De manier waarop de reünie wordt georganiseerd is daarom ook door de jaren heen steeds veranderd. In 2009 besloten we om uitgebreide profielen erbij te maken, in 2011 gingen we werken met ons eigen ontwikkelde social login systeem en in 2013 besloten we om alleen nog met Facebook te integreren. Komende tijd zal ik van iedere georganiseerde reünie de leerpunten uiteenzetten. Iedere reünie in een eigen blogpost.

By |2016-12-30T18:24:46+01:0018 apr 2013, 12:00|Categories: innovatie, marketing, psychologie|0 reacties

About the Author:

Ideeënkanon met een focus op service innovatie, maakt merken menselijk, versmelt de online en offline wereld tot 1, werkt vanuit bedrijfsdoelstellingen, maar ontwikkelt oplossingen voor gebruikers.

Laat een reactie achter

Deze website wil naast functionele en analytische cookies ook tracking cookies plaatsen. Ok